ก่อนเข้าสู่ช่วงสมัครงานสำหรับน้องๆที่เพิ่งเรียนจบใหม่ หลายคนกำลังเตรียมตัวเขียนเรซูเม่และเริ่มมองหางานทำกันบ้างแล้ว นอกเหนือจากเรซูเม่ที่ดี การส่งอีเมลก็เป็นเรื่องสำคัญเช่นกัน ไม่ว่าจะเขียนส่งไปสมัครงานหรือเขียนตอบกลับเมื่อได้รับการติดต่อจากฝ่ายบุคคล แม้สิ่งเหล่านี้อาจจะเป็นเรื่องเล็กน้อยสำหรับใครบางคน แต่มันสามารถบอกถึงลักษณะของบางอย่างของเราต่อการทำงานอย่างมีนัยยะสำคัญได้เลยนะ เรามีคำแนะนำมาฝากค่ะ
1. ควรใช้ e-mail ของตัวเอง
เราเชื่อว่าในยุคนี้ทุกคนมีอีเมลส่วนตัวกันแน่นอน จะสมัครงานทั้งทีเราคงไม่ขอยืมอีเมลเพื่อนหรือคนในครอบครัวมาสมัครงานกันแล้วใช่มั้ย แต่เราอยากแนะนำเพิ่มว่า การสมัครงานควรใช้อีเมลที่เป็นชื่อ-นามสกุลของตัวเองจะดีที่สุด เช่น
somchai.kondee@example.com
Somchai.k@example.com
Kondee.s@example.com
นอกเหนือจากนี้เราไม่แนะนำ เหตุผลหลักๆ เพราะบ่อยครั้งชื่ออีเมลมีผลต่อการเรียกสัมภาษณ์งาน การตามหาอีเมลที่เขียนยากๆในลักษณะนี้ เป็นปัญหาโลกแตกของการค้นหาอีเมลเลย เช่น
pedd____@v@example.com หรือ eiiiiiiizzz9278@example.com
หลายครั้งทำให้เกิดการตกหล่น ถ้าไม่อยากพลาดโอกาสดีๆในการเรียกสัมภาษณ์งาน หันมาใช้ชื่อและนามสกุลสมัครอีเมลเถอะนะน้องๆ
2. ใส่หัวข้อเรื่องของอีเมลให้ครบ
Subject: ควรระบุอย่างสุภาพและกระชับ เช่น สมัครงาน: ตำแหน่ง Associate Software Engineer (Java)
ไม่แนะนำให้เขียนแบบสั้นๆ หรือไม่เป็นทางการจนเกินไป เช่น
Subject: สมัครงานครับ/ค่ะ
หลักๆเพราะอีเมลที่ขึ้นต้นแบบที่ 2 นี้มักถูกปัดตกไปในรอบแรก ด้วยเหตุผลว่าชื่อหัวเรื่องแสนธรรมดาและไม่เข้าตาเอาเสียเลย นอกจากนั้นหลายครั้งที่ได้รับอีเมลสมัครงานที่ไม่มีการระบุหัวข้อเรื่อง (Subject) มาด้วย จุดนี้เป็นไปได้ที่ผู้รับอีเมลไม่ทันสังเกต และอาจทำให้อีเมลของเราถูกย้ายไปอยู่ในกล่อง Junk Mail หรือ Spam ได้ ถ้าไม่อยากถูกมองข้ามอย่าละเลยการระบุหัวข้อให้มีประสิทธิภาพ
3. ใช้ภาษาสุภาพ
การเขียนโต้ตอบในอีเมลไม่ควรใช้คำพูดที่ใช้คุยในแชท ใช้คำสั้นจนเกินไป หรือใช้คำที่ไม่เป็นทางการ เช่น
พอดีเห็นเปิดรับสมัครงาน ตอนนี้ยังเปิดอยู่ใช่มะค้า
ควรเขียนเป็น > จากประกาศรับสมัครพนักงานตำแหน่ง Associate Software Engineer (Java) ทางหน้าเว็บไซต์ www.aware.co.th ไม่ทราบว่ายังเปิดรับสมัครงานอยู่หรือไม่คะ
หยากรุ้อะค่ะว่า มะไหร่พี่จะโทรมาเรียกไปสัมพาษงาน
ควรเขียนเป็น > ไม่ทราบว่ามีโอกาสจะได้ไปสัมภาษณ์อีกครั้งเมื่อไหร่ เพราะอาจต้องทำเรื่องขอลาค่ะ
อ้อ อะเครค่า
ควรเขียนเป็น > รับทราบนะคะ ขอบคุณค่ะ
ลักษณะนี้ไม่แนะนำ การสื่อสารที่ดีทางอีเมลควรเป็นภาษาสุภาพและเป็นทางการ เพราะเป็นเรื่องของการแนะนำตัวเอง หากเราไม่สามารถนำเสนอตัวเองอย่างมีประสิทธิภาพผ่านการสื่อสารทางอีเมลได้ น้องๆคิดว่าโอกาสในการได้งานทำมีมากน้อยแค่ไหน?
4. อย่าเผลอใช้รูป Icon ในอีเมล
ในการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการสมัครงาน ไม่ควรพิมพ์ Icon หรือใส่ Emoticon แบบกุ๊กกิ๊ก เช่น (ˆ-ˆ) (><) ตอนนี้เรายังไม่ได้งาน แถมยังไม่รู้จัก ไม่สนิทกับเจ้าหน้าที่ที่ดูแลเรื่องการรับสมัครงานอีกด้วย ฉะนั้นอย่าเผลอใช้นะเด็กๆ
5. ระวังเรื่องการสะกดคำหางเสียง
สาวๆยิ่งต้องระวังโดยเฉพาะการเขียนโต้ตอบที่จำเป็นต้องใช้ นะคะ นะค่ะ น่ะค่ะ คะ อย่าเพิ่งสับสน ลองดูคำเหล่านี้แล้วนำไปใช้ได้ ไม่ใช่แค่เพื่อการสมัครงานแต่สามารถนำใช้ให้ถูกต้องในชีวิตจริงได้เลย
คะ > ใช้เมื่อต้องการตั้งคำถาม หรือ ใช้ต่อหลังคำว่า ‘สิ’ และ ‘นะ’ ตัวอย่างเช่น ไม่ทราบว่าพี่ได้รับอีเมลแล้วใช่ไหมคะ / อาจจะไปไม่ได้แล้วสิคะ / แนบเอกสารไปแล้วนะคะ
ค่ะ > ใช้เมื่อต้องการตอบคำถาม หรือ ใช่ในประโยคบอกเล่า ตัวอย่างเช่น มาแล้วค่ะ / ใช่ค่ะพี่ ส่งเอกสารไปแล้วค่ะ
6. การแนบไฟล์
ถ้าน้องต้องแนบเรซูเม่ หรือไฟล์แนบอื่นๆที่ทาง HR ต้องการ แนะนำว่าไฟล์ที่ใช้แนบไม่ควรมีขนาดใหญ่เกิน 2 MB และหากเป็นไปได้บรรดาไฟล์ word ต่างๆควรถูกเซฟแบบ .pdf เพื่อความสะดวกในการเปิดอ่านและไม่สามารถแก้ไขได้จะดีกว่า
7. ไม่ควร Forward E – Mail สมัครงานไปต่างบริษัท
เรื่องนี้ขอเตือนเลยว่าอย่าได้ทำเชียว เราไม่ควร Forward Mail สมัครงานจากอีเมลเดียวต่อๆกันไปเรื่อยๆ หรือส่งอีเมลเดียวแต่ใส่ cc ถึงทุกบริษัท เพราะ HR จะมองว่าน้องๆอาจรักความสะดวกสบายจนไม่คำนึงถึงความเหมาะสมเอาได้
8. การทำนัดผ่านอีเมล
เมื่อได้รับการนัดผ่านทางอีเมลเพื่อยืนยันกำหนดการสัมภาษณ์งาน น้องๆควรแสดงความตั้งใจกับการนัด หากไม่สามารถไปตามเวลาที่ส่งมา สามารถขอเปลี่ยนเวลนัดให้ลงตัวทั้งเขาและเรา ไม่ควรปล่อยให้นัดเกิดขึ้นแล้วไม่ไปตามนัด
หากเกิดเหตุสุดวิสัยเช่น ไม่สามารถไปตามนัดได้ในวันที่แล้วให้โทรไปหาเจ้าหน้าที่ที่ทำนัดกับเราเพื่อทำนัดใหม่ หรือบอกยกเลิก อย่างน้อยหากยังไม่ได้ร่วมงานกันตอนนี้ น้องยังพอมีโอกาสที่จะถูกเรียกมาสัมภาษณ์งานกันใหม่ เพราะถ้าปล่อยนัดทิ้งไป HR อาจไม่ติดต่อกลับมาอีกแล้ว น้องๆอาจจะพลาดโอกาสที่ได้ทำงานกับบริษัทที่ดีที่สุดไปเลยนะ
เอาล่ะ อย่างน้อยข้อแนะนำทั้งหลาย หากน้องๆเข้าใจและนำไปปฏิบัติตาม เราเชื่อว่าเสน่ห์ในการสื่อสารผ่านทางอีเมลนี้จะช่วยให้น้องๆได้งานสมความปราถนาแน่ๆ
#ขอให้โชคดีกับการสมัครงาน
#Awareยินดีต้อนรับเด็กจบใหม่
#AwarePeople
Digital Marketing Executive | Aware Group ตั้งใจที่จะส่งมอบเนื้อหาที่เป็นประโยชน์ เขียนให้อ่านง่ายและเข้าใจง่าย แม้ผู้ที่ไม่มีความรู้ทางด้านเทคโนโลยีมาก่อนก็สามารถศึกษาร่วมกันได้ ยินดีที่จะนำเสนอเรื่องราวน่าสนใจด้านเทคโนโลยี มาร่วมเรียนรู้ด้วยกันนะคะ
