Table of Contents
ในยุคดิจิทัลที่ “ข้อมูล” คือทรัพยากรล้ำค่าที่สุดขององค์กร การจัดการเอกสารและการดึงข้อมูลจากเอกสารธุรกิจจำนวนมากยังคงเป็นหนึ่งในความท้าทายที่กินเวลาและนับเป็นต้นทุนสูงที่สุด โดยเฉพาะเมื่อต้องพึ่งพาการกรอกข้อมูลด้วยมือ ซึ่งเสี่ยงต่อความผิดพลาดและทำให้ประสิทธิภาพโดยรวมลดลง
SAP จึงได้พัฒนาโซลูชันอัจฉริยะอย่าง Document Information Extraction บน SAP Business Technology Platform (SAP BTP) เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถ “อ่าน–เข้าใจ–แยกข้อมูล” จากเอกสารได้โดยอัตโนมัติ ด้วยพลังของ Artificial Intelligence (AI) และ Machine Learning (ML) ที่ออกแบบมาเพื่อลดขั้นตอนงาน manual และเพิ่มความแม่นยำของข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Document Information Extraction คืออะไร?
Document Information Extraction เป็นบริการ AI ขั้นสูงจาก SAP ที่รวมเทคโนโลยี Machine Learning และ Optical Character Recognition (OCR) เข้าด้วยกัน เพื่อให้ระบบสามารถ “เข้าใจ” เอกสารธุรกิจและดึงข้อมูลสำคัญได้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารประเภท
- ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
- ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
- ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
- หรือเอกสารฟอร์มทางธุรกิจอื่น ๆ
ระบบสามารถระบุและแยกข้อมูลสำคัญ เช่น เลขที่เอกสาร, วันที่, รายละเอียดสินค้า, จำนวนเงิน และภาษี ได้อย่างแม่นยำโดยไม่ต้องกรอกข้อมูลเอง ซึ่งช่วยลด Human Error และเพิ่มความเร็วในการประมวลผลได้อย่างมหาศาล
สิ่งที่ทำให้บริการนี้โดดเด่นกว่าการ OCR ทั่วไป คือความสามารถในการ “เข้าใจโครงสร้างของเอกสาร” วิเคราะห์รูปแบบ แยกส่วนข้อมูลตามฟิลด์ที่ต้องการ และสามารถเรียนรู้รูปแบบเฉพาะของแต่ละองค์กรได้อย่างยืดหยุ่น
SAP ยังมี Template สำเร็จรูป (Predefined Templates) สำหรับเอกสารที่ใช้กันทั่วไป เช่น ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ ซึ่งสามารถใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องสร้างใหม่ และยังรองรับการ Custom Template เพื่อให้สอดคล้องกับรูปแบบเอกสารเฉพาะขององค์กรอีกด้วย
คุณสมบัติเด่นของ SAP Document Information Extraction
โมเดล Machine Learning ที่พร้อมใช้งานทันที
SAP ได้เตรียมโมเดลที่ผ่านการฝึกด้วยเอกสารธุรกิจจริงจากหลากหลายอุตสาหกรรม เช่น
- Invoice Processing: ดึงข้อมูลวันที่ รายการสินค้า และยอดรวม
- Receipt Processing: แยกข้อมูลจากใบเสร็จค่าใช้จ่าย
- Purchase Order: ตรวจจับข้อมูลคำสั่งซื้อและคู่ค้าโดยอัตโนมัติ
Template สำเร็จรูปและปรับแต่งได้
มี Template มาตรฐานสำหรับใบแจ้งหนี้และใบเสร็จที่สามารถใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องสร้างใหม่ อีกทั้งยังสามารถ ปรับแต่ง Template เพื่อกำหนดฟิลด์เฉพาะที่ต้องการให้ระบบดึงข้อมูล เช่น หมายเลขภาษีผู้ขายหรือรหัสเอกสารภายใน
สร้างโมเดลเฉพาะองค์กร (Custom Model Training)
องค์กรสามารถให้ระบบเรียนรู้จากเอกสารของตนเอง เพื่อสร้างโมเดลเฉพาะสำหรับรูปแบบเอกสารที่ไม่อยู่ในมาตรฐานทั่วไป ยิ่งใช้งานมาก ระบบจะยิ่งเรียนรู้และเพิ่มความแม่นยำมากขึ้น
รองรับหลากหลายรูปแบบไฟล์
Document Information Extraction รองรับการอ่านเอกสารได้หลายประเภท เช่น
- PDF Documents
- Image Files (JPEG, PNG, TIFF)
- JSON Files
- Scanned Documents
- Multi-page Documents
แม่นยำสูงและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
ด้วยเทคโนโลยี Deep Learning ระบบสามารถปรับปรุงความแม่นยำได้อย่างต่อเนื่องจากข้อมูลจริงที่ใช้งาน และสามารถจัดการกับเอกสารที่คุณภาพไม่ดีหรือแตกต่างกันในแต่ละคู่ค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบทำงานอย่างไร: การทำงานของระบบจากเอกสารสู่ข้อมูลที่พร้อมใช้งาน
Document Upload & Pre-processing
เมื่อผู้ใช้อัปโหลดเอกสารเข้าสู่ระบบ AI จะปรับคุณภาพของภาพ เช่น การจัดแนวและการลด Noise เพื่อให้ OCR ทำงานได้แม่นยำที่สุด
Document Classification
ระบบจำแนกประเภทเอกสารโดยอัตโนมัติ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ หรือใบสั่งซื้อ เพื่อเลือกโมเดลการประมวลผลที่เหมาะสม
Information Extraction
AI จะแยกข้อมูลออกมาตามโครงสร้าง เช่น
ตัวอย่างการใช้งานในองค์กรจริง
องค์กรในอุตสาหกรรมโลจิสติกส์ที่ต้องจัดการใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์หลายพันฉบับต่อเดือน
สามารถใช้ Document Information Extraction ร่วมกับ SAP เพื่อแปลงเอกสารทั้งหมดให้กลายเป็นข้อมูลเชิงโครงสร้าง (Structured Data) ได้ภายในไม่กี่นาที จากเดิมที่ต้องใช้เวลาหลายวันในการบันทึกข้อมูลด้วยมือ
เมื่อเชื่อมต่อกับ SAP Business One ผ่าน Service Layer หรือ Integration Framework ระบบสามารถสร้างเอกสารในโมดูล AP Invoice หรือ Purchase Order ได้โดยอัตโนมัติ ลดเวลาทำงานมากกว่า 80% และลดข้อผิดพลาดของข้อมูลได้มากกว่า 90%
การเชื่อมต่อกับระบบ SAP อื่น ๆ
Document Information Extraction สามารถผสานการทำงานกับระบบ SAP Ecosystem ได้อย่างแนบเนียน เช่น
- SAP Business One: ดึงข้อมูลผ่าน Integration Framework หรือ Service Layer เพื่อสร้างเอกสารภายในระบบทันที
- SAP Build Process Automation: ใช้ข้อมูลที่แยกได้ไปต่อยอดใน Workflow อนุมัติเอกสารหรือกระบวนการจ่ายเงินอัตโนมัติ
ประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ
Document Upload & Pre-processing
การแยกข้อมูลด้วยมือจากเอกสารหลายพันหลายหมื่นใบต่อเดือนใช้เวลานานและมีความผิดพลาดสูง แต่ Document Information Extraction สามารถลดเวลาการทำงานได้มากกว่า 80% และลดข้อผิดพลาดได้มาก
เพิ่มความแม่นยำในการจัดการข้อมูล
ระบบ AI มีความแม่นยำในการอ่านและแยกข้อมูลสูงกว่าการทำงานโดยพนักงาน โดยเฉพาะเมื่อมีการปรับปรุง Model อย่างต่อเนื่อง เพื่อปรับการเรียนรู้ในการอ่านและแยกข้อมูล
ปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการธุรกิจด้วยระบบอัตโนมัติ
เมื่อข้อมูลจากเอกสารถูกแยกและจัดเก็บในระบบโดยอัตโนมัติ กระบวนการต่อเนื่อง เช่น การอนุมัติ การชำระเงิน หรือการรายงาน สามารถดำเนินในขั้นตอนต่อไปได้อย่างรวดเร็วขึ้น
รองรับการปฏิบัติตาม Compliance
การจัดเก็บและจัดการข้อมูลเอกสารอย่างเป็นระบบช่วยให้องค์กรสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและการตรวจสอบได้ง่ายขึ้น
Q&A
สามารถ Integrate หรือเชื่อมต่อกับระบบอื่นได้หรือไม่?
ได้ค่ะ Document Information Extraction บน SAP BTP สามารถเชื่อมต่อกับระบบต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดายกับ SAP Systems ได้แก่:
- SAP S/4HANA
- SAP Ariba
- SAP Concur
- SAP SuccessFactors
ข้อมูลจากระบบต่างๆ สามารถเชื่อมต่อกันได้ราบรื่นหรือไม่?
ได้ค่ะ เพราะมี Third-party Systems ผ่าน RESTful APIs และ Standard Integration Protocols ซึงเป็นเครื่องมือที่ทำให้ข้อมูลต่าง ๆ เชื่อมต่อกันได้ ไม่ว่าจะเป็น Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce หรือ Oracle Applications เป็นต้น ลองนึกภาพว่า ถ้าคุณเดินทางไปต่างประเทศและต้องการสื่อสารกับคนท้องถิ่น แต่คุณไม่รู้ภาษาของเขา แต่ทุกคนสามารถพูดภาษาอังกฤษได้ ภาษาอังกฤษจึงกลายเป็น “ภาษากลาง” ที่ช่วยให้ทุกคนเข้าใจกันได้
RESTful APIs ทำหน้าที่เช่นเดียวกันในโลกของเทคโนโลยี เมื่อระบบ SAP ต้องการส่งข้อมูลไปยังระบบ Microsoft 365 หรือเมื่อแอปพลิเคชันมือถือต้องการดึงข้อมูลจาก Google Drive ทุกระบบไม่ว่าจะสร้างด้วยเทคโนโลยีใดหรือทำงานบนแพลตฟอร์มไหน ล้วนแล้วแต่สามารถ “พูดคุย” กันได้ผ่าน RESTful APIs เพราะทุกระบบใช้มาตรฐานเดียวกันในการสื่อสาร
ในส่วน Custom Applications และ Security & Compliance มีการกำกับดูแลอย่างไร?
นักพัฒนาสามารถใช้ APIs เพื่อสร้างแอปพลิเคชันที่ใช้ความสามารถของ Document Information Extraction ที่เหมาะกับความต้องการเฉพาะของธุรกิจได้ ส่วนความปลอดภัยและการปฏิบัติตาม Compliance SAP ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูลเป็นอันดับแรก:
- Data Encryption: ข้อมูลถูกเข้ารหัสทั้งระหว่างการส่งและการจัดเก็บ
- Access Control: ระบบการควบคุมการเข้าถึงที่เข้มงวด
- GDPR Compliance: ปฏิบัติตามข้อกำหนด GDPR และกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
- Data Residency: สามารถเลือกตำแหน่งที่จัดเก็บข้อมูลได้ตามข้อกำหนดของแต่ละประเทศ
หากต้องการเริ่มต้นใช้งานมีกระบวนการอย่างไรบ้าง?
กระบวนการทั้ง 5 ขั้นตอนพร้อมการสนับสนุนจากทีม Aware ช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งานได้อย่างราบรื่น
Assessment และ Planning
ประเมินความต้องการและประเภทเอกสารที่ต้องการประมวลผล
Proof of Concept
ทดลองใช้กับเอกสารจริงจำนวนเล็กน้อยเพื่อประเมินความเหมาะสม
Model Training และ Customization
ปรับแต่ง Models ให้เหมาะสมกับเอกสารของแต่ละองค์กร
Integration และ Deployment
เชื่อมต่อกับระบบที่มีอยู่และเริ่มใช้งานจริง
Monitoring และ Optimization
ติดตามผลการใช้งานและปรับปรุงความแม่นยำอย่างต่อเนื่อง
โดยสรุปแล้ว Document Information Extraction บน SAP BTP เป็นเทคโนโลยีที่สามารถเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดการเอกสารขององค์กรอย่างสิ้นเชิง ด้วยความสามารถในการแยกข้อมูลโดยอัตโนมัติที่มีความแม่นยำสูง และ Integration ที่ทำได้ง่าย ทำให้องค์กรสามารถลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ และมุ่งเน้นกับงานที่สร้างมูลค่าได้ดีมากขึ้น
การลงทุนในเทคโนโลยีนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยแก้ปัญหาในปัจจุบัน แต่ยังเป็นการเตรียมความพร้อมสำหรับอนาคตที่ข้อมูลและ AI จะเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินธุรกิจ สำหรับองค์กรที่กำลังมองหาวิธีการปรับปรุงกระบวนการจัดการเอกสาร Document Information Extraction คือคำตอบที่ควรค่าแก่การพิจารณาอย่างจริงจัง
อย่าให้การจัดการเอกสารเป็นอุปสรรคต่อการเติบโตของธุรกิจ! ทีม Aware พร้อมนำ SAP มาช่วยเปลี่ยนแปลงองค์กรของคุณ เราให้บริการครบวงจร:
- SAP Consultation วิเคราะห์ความต้องการเบื้องต้น
- Proof of Concept ทดสอบกับเอกสารจริง
- Implementation โดยทีมผู้เชี่ยวชาญ
- Training & Support สนับสนุนต่อเนื่อง
สนใจทดลองใช้งาน SAP Document Information Extraction? ติดต่อเราได้เลย!
- Tel: 02-619-0226
- Email: info@aware.co.th
- Website: www.aware.co.th
Digital Marketing Executive | Aware Group ตั้งใจที่จะส่งมอบเนื้อหาที่เป็นประโยชน์ เขียนให้อ่านง่ายและเข้าใจง่าย แม้ผู้ที่ไม่มีความรู้ทางด้านเทคโนโลยีมาก่อนก็สามารถศึกษาร่วมกันได้ ยินดีที่จะนำเสนอเรื่องราวน่าสนใจด้านเทคโนโลยี มาร่วมเรียนรู้ด้วยกันนะคะ
