ความแตกต่างของ ERP และระบบบัญชี 

ในคราวแรกหลายคนอาจจะเข้าใจว่า ERP และระบบบัญชี คือ สิ่งเดียวกัน จะบอกว่าใช่ก็จะไม่ถูกต้องเสียทีเดียว เพราะความซับซ้อนและความสามารถของทั้งสองระบบนั้นมีความแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง 

ถ้าหากพูดตามไทม์ไลน์ของเทคโนโลยี แน่นอนว่าระบบบัญชีเกิดขึ้นมาก่อน มันถูกออกแบบมาเพื่อช่วยอำนวยความสะดวก และความถูกต้องในการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางการเงินของบริษัท เพราะในอดีตการทำธุรกิจที่ดี สิ่งที่สำคัญที่สุดในขณะนั้น จึงเป็นการมีระบบบัญชีที่ดีที่เข้ามาช่วยควบคุมรายรับรายจ่ายขององค์กร  

ระบบบัญชีคืออะไร? 

หากจะอธิบายให้ชัดเจนขึ้น ระบบบัญชีเป็นเพียงโปรแกรมสำเร็จรูปที่เน้นไปในเรื่องของการจัดเก็บข้อมูลทุกประเภทที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางการเงินของบริษัท ส่วนใหญ่จะประกอบไปด้วย เอกสารการโอนเงิน เอกสารการเบิกจ่ายเงิน รวบรวมไว้เป็นหมวดหมู่เรียงลำดับวันที่ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา สะดวกในการทราบต้นทุนและกำไรของบริษัท ไปจนถึงการที่จะนำข้อมูลเหล่านั้นไปเป็นหลักฐานในการเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลให้กรมสรรพากรอีกด้วย แต่ทว่าระบบนี้ไม่ได้ครอบคลุมหรือเชื่อมต่อการทำงานไปยังส่วนงานอื่นๆขององค์กร  

ERP ครอบคลุมถึงงานในส่วนอื่นในองค์กร 

ในขณะที่ ERP หรือการวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร (Enterprise Resource Planning System) เป็นเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มขีดความสามารถการแข่งขันด้วยการรวบรวม เชื่อมโยง วิเคราะห์ และประมวลผลข้อมูลระหว่างแผนกในองค์กรทั้งหมดให้เป็นหนึ่งเดียว และยังสามารถขยายผลสู่การเชื่อมโยงระหว่างองค์กรเข้าด้วยกัน ช่วยให้การวางแผนและจัดการทรัพยากรขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ  เพิ่มความถูกต้องของข้อมูลที่ใช้ในการวางแผน และการตัดสินใจของผู้บริหารได้อย่างมีประสิทธิผล ซึ่งให้ผลลัพธ์มวลรวมมากกว่าระบบบัญชีอยู่หลายขั้นด้วยกัน  

แนวโน้มการใช้งานระหว่างระบบ ERP และโปรแกรมบัญชีในปัจจุบันเป็นอย่างไร?  

ตอนนี้ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจเล็กหรือใหญ่ย่อมมีการแข่งขันทางธุรกิจสูงและสูงขึ้นไปเรื่อยๆ นอกจากการสร้างความแตกต่างให้กับสินค้าและผลิตภัณฑ์ของตน ยังต้องสร้างมูลค่าเพิ่ม ในขณะเดียวกันก็ต้องหาวิธีลดต้นทุนที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้ ไม่เพียงแต่การมีระบบบัญชีที่ดีที่จะสามารถอำนวยสิ่งเหล่านั้นให้เกิดขึ้นได้อย่างสมบูรณ์ แต่จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาใช้เพื่อช่วยบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ  ฉะนั้น ERP หรือระบบการวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งที่ธุรกิจต้องให้ความสำคัญ อีกทั้งยังสามารถรองรับการขยายตัวได้อย่างต่อเนื่อง นี่จึงถือเป็นแนวโน้มที่ธุรกิจส่วนใหญ่ทั่วโลกต่างให้ความสำคัญ  

ประโยชน์ของระบบ ERP 

ด้วยความสามารถที่หลากหลายและทำงานได้ดีจนแทบจะเรียกได้ว่า ทดแทนระบบบัญชีแบบเดิมที่เคยมีอยู่มาก่อนได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ โดยไม่ส่งผลต่อระบบงานส่วนอื่น ประโยชน์ของระบบ ERP มีอะไรบ้าง? เราสามารถแบ่งออกเป็น 5 ข้อหลักๆดังนี้    

1) ช่วยรวบรวมข้อมูลทางการเงินของบริษัท  

เพื่อให้ผู้บริหารระดับสูงเข้าใจภาพรวมของฐานะทางการเงินและการดำเนินงานของบริษัท ซึ่งจะส่งผลต่อประสิทธิภาพในการตัดสินใจของผู้บริหาร    

2) ช่วยรวบรวมข้อมูลการสั่งสินค้าของลูกค้า  

ตั้งแต่ข้อมูลการผลิต การจัดเก็บ การสั่งซื้อของลูกค้าผ่านตัวแทนขาย จนกระทั่งถึงขั้นตอนของการส่งสินค้าและเก็บเงิน ทำให้บริษัทดำเนินการต่างๆ ได้สะดวกรวดเร็ว รวมถึงสื่อสารภายในระหว่างกันได้ง่ายขึ้น และสามารถตรวจสอบสถานะการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ     

3) ช่วยสร้างมาตรฐานและเพิ่มความรวดเร็วในการวางแผนและควบคุมการผลิต   

โดยธุรกิจอุตสาหกรรมที่ใช้ระบบ ERP สามารถสร้างมาตรฐานและเชื่อมโยงข้อมูลสารสนเทศในการวางแผนและควบคุมการผลิตทำให้ประหยัดเวลาในการดำเนินการ และสามารถทำการวิเคราะห์ข้อมูลการผลิต เพื่อนำไปสู่การเพิ่มผลิตภาพการผลิตและการลดต้นทุนการผลิตได้เป็นอย่างดี    

4) ช่วยให้การวางแผนและควบคุมสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ   

ตั้งแต่ขั้นตอนการจัดตารางการผลิตหลัก การวางแผนความต้องการวัตถุดิบและการจัดการคลังสินค้า ทำให้สามารถวางแผนการสั่งผลิตสินค้าสำเร็จรูป สินค้าระหว่างผลิต และชิ้นส่วน รวมทั้งการสั่งซื้อเพื่อผลิตได้ในปริมาณที่เหมาะสม ช่วยลดสินค้าคงคลัง รวมถึงช่วยวางแผนการขนส่งสินค้าไปยังลูกค้าได้เป็นอย่างดี    

5) ช่วยให้เชื่อมโยงข้อมูลทั่วทั้งองค์กรได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และแม่นยำ  

โดยเฉพาะอย่างยิ่งบริษัทที่มีหลายหน่วยธุรกิจ  ERP สามารถลดปัญหาการสื่อสาร การเชื่อมโยงข้อมูล การวางแผนร่วมกันระหว่างแผนกต่าง ๆ ช่วยให้การจัดการโลจิสติกส์และห่วงโซ่อุปทาน มีความสอดคล้องประสานกันด้วยวัตถุประสงค์เดียวกันทั้งองค์กร ลดต้นทุนที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่ม ส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าได้ตามกำหนดเวลา และตอบสนองลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว