สิ่งสำคัญที่ควรพิจารณาก่อนตัดสินใจใช้ ERP

สิ่งสำคัญที่ควรรู้ก่อนตัดสินใจใช้ ERP ควรพิจารณาอย่างไร?

ภายหลังวิกฤต COVID-19 ตลอดเวลาที่ผ่านมาทำให้เราเห็นได้ชัดเจนขึ้นว่า ไม่ว่าจะอยู่ในสถานการณ์ใด ธุุรกิจที่ดีและจะสามารถอยู่รอดได้ จำเป็นต้องปรับตัวและเปลี่ยนแปลงตามสภาพการณ์ที่เปลี่ยนไปได้ และแน่นอนว่า ERP เป็นเพียงเครื่องมือหนึ่งเท่านั้น แต่เป็นเครื่องมือที่ทรงคุณภาพพอที่จะช่วยจัดการงานโดยรวมทั่วทั้งองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อมีการจัดการที่ดีฉะนั้นย่อมมีโอกาสเติบโตไปในทางที่ทิศทางที่ดีขึ้นได้  

เราได้พบว่าตลอดช่วงเวลาที่เศรษฐกิจซบเซานี้ ทั้งหมดเกิดขึ้นในระยะเวลาอันสั้น แต่พรากโอกาสและส่งผลต่อความสำเร็จโดยรวมหลายอย่างของธุรกิจไปอย่างน่าเสียดาย เมื่อพูดถึงเวลาและความสูญเสียแล้ว การตัดสินใจกับทางเลือกที่มีอยู่จึงเป็นเรื่องเจ้าของธุรกิจต้องให้ความสำคัญเช่นกัน  

ธุรกิจจะเติบโตได้ก็ด้วยระบบบริหารจัดการทรัพยากรคุณภาพ 

ระบบวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจที่มีความยืดหยุ่นสูง สามารถปรับแต่งโครงสร้างการทำงานให้สามารถใช้ได้ทั้งองค์กร ทุกส่วนงาน รวมถึงทำงานระบบบัญชีได้เป็นอย่างดีโดยไม่ทิ้งความยืดหยุ่นในการใช้งานของงานส่วนอื่นไป ซึ่งทั้งนี้ทั้งนั้นการกำหนดงานและติดตั้งระบบขึ้นอยู่กับจุดเริ่มต้น ทั้งการกำหนดจุดประสงค์ วางเป้าหมาย และค้นหาผลลัพธ์ให้ตรงกับความต้องการของธุรกิจในปัจจุบัน ฉะนั้นก่อนที่จะเริ่มต้นเลือก ERP คุณภาพ ควรเตรียมตัวอย่างไรบ้าง เพื่อไม่ให้พลาดและสูญเสียโอกาสมากกว่าเดิม  

สิ่งสำคัญที่ควรพิจารณาก่อนตัดสินใจใช้ ERP  
ความเสี่ยง

ผู้ประกอบควรกำหนดนโยบาย กระบวนการทำงาน และบทบาทหน้าที่ของผู้ที่ดูแลรับผิดชอบอย่างเหมาะสมในการบริหารและจัดการความเสี่ยง โดยสามารถอ้างอิงจากลักษณะความเสี่ยงทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ พฤศจิกายน 2562) และพิจารณาทางออกอย่างถี่ถ้วนได้ ดังนี้   

• ความเสี่ยงจากการพลาดโอกาส 

นั่นหมายถึง การพลาดโอกาสในการใช้เทคโนโลยีนั้น เพื่อก่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อการดำเนินงาน หรือสร้างผลลัพธ์ที่ก่อให้เกิดมูลค่าให้แก่องค์กรอย่างคาดไม่ถึง 

ควรพิจารณาอย่างไร? 

ระบบ ERP ที่ดีจะมีการออกแบบมาให้มีรายงานเพื่อช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการขายสินค้า การซื้อสินค้า และการวิเคราะห์เพื่อวางแผนการผลิตหรือซื้อวัตถุดิบเพื่อใช้พิจารณาและคาดการณ์การดำเนินงานในกระบวนการผลิตได้    

• ความเสี่ยงจากเทคโนโลยีที่เลือกไม่ตอบโจทย์ 

ในขณะเดียวกัน คุณควรพิจารณาถึงความเสี่ยงในการรับเอาเทคโนโลยีมาใช้ แต่ทว่าไม่สามารถตอบสนองต่อการดำเนินธุรกิจ ทำให้ศักยภาพในการแข่งขันของธุรกิจลดน้อยลง  

ควรพิจารณาอย่างไร? 

ระบบ ERP ที่ดี จะช่วยทำให้ผู้ใช้และผู้มีอำนาจตัดสินใจ สามารถเห็นข้อมูลภาพรวมของธุรกิจได้ 360 องศา และเรียลไทม์ ทำให้ตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างชาญฉลาดและทันท่วงที ลดเวลาและขั้นตอนในการทำงานได้ในหลาย ๆ ส่วน โดยเฉพาะด้านการทำรายงาน (Report) เพราะระบบ ERP ที่ดีจะถูกออกแบบให้มีรายงานในรูปแบบต่าง ๆ ที่ช่วยทุกฝ่ายวิเคราะห์ข้อมูลที่จะนำไปใช้ได้ทันที อาทิเช่น รายงานข้อมูลด้านการขาย การวางแผนซื้อสินค้า การวางแผนการผลิตและซื้อวัตถุดิบ เป็นต้น 

• ความเสี่ยงจากการใช้เทคโนโลยีได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ  

การรับเอาระบบใหม่เข้ามาใช้ แต่ไปไม่ถึงประโยชน์ที่จะได้จากการพัฒนาบริการหรือการสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ อาจเป็นเพราะไม่สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือไม่สามารถหรือจัดการโครงการตามเป้าหมายที่กำหนดได้ 

ควรพิจารณาอย่างไร? 

การมีที่ปรึกษา (ERP Consultant) ที่ไม่เพียงแต่มีประสบการณ์ในธุรกิจแต่ต้องเข้าใจการทำงานของระบบ ERP เป็นอย่างดี จะช่วยให้คุณได้รับคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ ช่วยวางแผน implement ที่เหมาะกับความต้องการของบริษัท รวมถึงช่วยให้คุณได้ใช้เทคโนโลยีอย่างเต็มประสิทธิภาพ เพื่อประโยชน์สูงสุดของบริษัทและได้ ROI ที่คุ้มค่ากับการลงทุน  

• ความเสี่ยงจากการปฏิบัติงานที่หละหลวม  

ทันทีที่คุณเริ่มใช้เทคโนโลยี ERP ในแต่ละวันย่อมต้องมีข้อมูลจำนวนมาก แน่นอนว่าการกำกับความเข้มงวดของการเข้าถึง การสร้าง การดึงข้อมูลมาใช้ การเฝ้าระวังแหล่งจัดเก็บ ต้องมีระเบียบและนโยบายที่ชัดเจน หากควบคุมดูแลได้ไม่ดีพอ ย่อมมีการดำเนินงานที่อาจขัดต่อกฎหมาย ระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ สุดท้ายนำไปสู่การสูญเสียชื่อเสียง ความน่าเชื่อถือขององค์กร และความเสียหายทางกฎหมายทั้งๆที่ไม่ควรเกิดขึ้น  

ควรพิจารณาอย่างไร? 

ระบบ ERP ที่ดี นอกจากจะถูกออกแบบให้สามารถจัดการและจำกัดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ของผู้ใช้งานได้อย่างเหมาะสมแล้ว ยังมีการบันทึก log ต่าง ๆ ที่ช่วยในการตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างง่ายดายว่า ใครเป็นผู้เข้าไปสร้าง แก้ไข นำเข้าหรือนำข้อมูลต่างๆออกไปอีกด้วย 

เวลา ความพร้อม และค่าใช้จ่าย 

ปัจจัยสำคัญที่องค์กรจะต้องลงทุนไปกับการเลือกซอฟต์แวร์ ตั้งแต่ขั้นตอนแรกๆไปจนถึงการใช้งานจริง กว่าทุกขั้นตอนจะดำเนินมาถึงการติดตั้งระบบเพื่อใช้งานวันแรก นั่นคือ เวลา ความพร้อม และค่าใช้จ่าย หลายองค์กรใช้เวลาไปกับการพิจารณา ERP โดยเฉลี่ย 5-7 เดือน ซึ่งยังไม่รวมระยะเวลาในการขึ้นระบบ และอบรมการใช้งานซึ่งอาจใช้เวลาไปจนถึง 6-12 เดือน ทั้งนี้ทั้งนั้นหากคุณเตรียมสิ่งเหล่านี้ได้จะช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายได้มาก   

• ขนาดขององค์กรและโจทย์ความต้องการของธุรกิจจากการใช้งาน ERP  
• จำนวนหน่วยงาน/ ผู้ใช้ที่คาดหวัง 
• กำหนด Key person ของแต่ละหน่วยงานที่พร้อมให้ความร่วมมือในการจัดทำข้อมูล 
• ระบบการดำเนินงานของแต่ละส่วนงานและต้นทางของข้อมูลแต่ละส่วนที่ได้มา 
• รูปแบบที่ข้อมูลถูกการจัดเก็บ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการถ่ายโอน 
• ความซับซ้อนของระบบที่ต้องการติดตั้งและการปรับแต่งที่อยากจะใช้ 
• ความพร้อมของระบบการจัดเก็บข้อมูลหรือคลาวด์ขององค์กร 

เวลาและความพร้อมนี่เองที่จะเป็นตัวกำหนดให้คุณสามารถทราบราคาค่าใช้จ่ายเบื้องต้นที่จำเป็นและส่วนเสริมที่สมควรแก่การลงทุน   

การเลือกผู้วางระบบ 

จะแน่ใจได้อย่างไรว่า ผู้วางระบบที่คุณเลือกนั้นจะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จาก ERP ได้ครบทั้งกระบวนไปจนถึงปลายทางที่คาดหวัง? เราควรเลือกผู้วางระบบอย่างไร?  

เลือกผู้วางระบบจากการปรึกษาเรื่องการติดตั้งระบบ พิจารณาถึงความใส่ใจและการให้ความสำคัญในแต่ละส่วนงาน ว่าพวกเขาเข้าใจความต้องการของธุรกิจมากน้อยแค่ไหน รู้วิธีการนำระบบไปใช้หรือไม่ และมีแนวโน้มว่าจะช่วยให้คุณได้ผลลัพธ์ที่ต้องการหรือไม่ หากทั้งหมดเข้าข่ายและมีแนวโน้มที่ดีก็เป็นไปได้ว่า ผู้วางระบบทีมนั้นจะสามารถช่วยให้คุณใช้ ERP ได้อย่างที่คุณมุ่งหวัง  เพราะการใช้งาน ERP ให้ได้ประโยชน์นี้ ส่วนหนึ่งมาจากการทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่ของลูกค้าและผู้วางระบบ ก่อนจะไปสู่การจัดทำข้อกำหนด นอกจากนี้คุณควรเช็คเสมอว่าเป้าหมายนั้นสอดคล้องกับความเป็นไปได้จริงแค่ไหนในระหว่างการวางแผน ฉะนั้นการตรวจสอบความคาดหวังต่อผลลัพธ์และความเป็นไปได้จริงที่อาจเกิดขึ้นจึงต้องถูกนำมาไตร่ตรองอยู่เสมอ  

โดยสรุปแล้ว แค่ความมั่นใจที่มีต่อเทคโนโลยีที่ต้องการนำมาใช้นั้นว่าทรงพลังยังไม่เพียงพอ หากแต่ไม่สามารถใช้เทคโนโลยีได้อย่างเต็มที่ จะก่อให้เกิดการเสียโอกาส ต้นทุน เวลา ค่าใช้จ่าย และประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร ยิ่งไปกว่านั้นอาจนำมาซึ่งความเสียหายทางธุรกิจอย่างที่คุณคาดไม่ถึงอีกด้วย ฉะนั้นการมีผู้ช่วยหรือที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญ ให้ความใส่ใจต่อ requirement ทั้งหมด จะช่วยแนะนำให้คุณและทีมงานได้เข้าใจการทำงานที่ชัดเจนเพื่อไปสู่จุดที่มุ่งหวังและผลลัพธ์อย่างที่ต้องการได้จึงเป็นอีกส่วนที่คุณควรให้ความสำคัญไม่น้อยไปกว่ากัน